À Secretaria Municipal de Administração compete:
Coordenar a execução de pessoal que envolve:
– promover medidas relativas ao processo de recrutamento, seleção, colocação, treinamento, aperfeiçoamento, avaliação e desenvolvimento de recursos humanos;
– promover a profissionalização e valorização do servidor municipal;
– aprimorar as normas existentes e executar programas, visando ao fortalecimento do plano classificado de cargos e salários;
– estimular o espírito de associativismo dos servidores, para fins sociais e culturais;
– efetuar o exame legal dos atos relativos a pessoal e promover o seu registro e publicação;
– promover a concessão de vantagens previstas na legislação de pessoal;
– administrar o Sistema Classificado de Cargos;
– manter mecanismos permanentes de controle e avaliação das despesas com pessoal efetuadas pelo Município;
– administrar, controlar e elaborar relatórios de Controle Interno;
– elaborar e encaminhar ao Poder Legislativo os projetos de lei, e concluir o processo legislativo.
Coordenar a execução e a publicação de coletâneas de legislação, atos, pareceres e demais documentos do Poder Executivo Municipal:
– promover a impressão e a publicação de coletâneas de legislação, atos, pareceres e demais documentos de interesse do Poder Executivo Municipal;
– divulgar, através de publicações, trabalhos de interesse para a administração;
– promover a recuperação, tratamento, aproveitamento e divulgação de informações de interesse da administração municipal;
– administrar o sistema de documentação no âmbito da administração centralizada;
– administrar o setor de Patrimônio e o Almoxarifado.
Administrar o prédio da Prefeitura Municipal e os demais prédios, o que envolve a coordenação e o controle das atividades inerentes à portaria, segurança, limpeza, zeladoria e demais atividades auxiliares.
Analisar e acompanhar a elaboração e tramitação dos processos licitatórios que envolvem a administração municipal.
Integram a Secretaria Municipal de Administração:
Departamento de Compras, com as atribuições básicas de efetuar todas as compras de mercadorias e materiais de consumo e/ou de uso do Município; elaborar e manter cadastro atualizado dos fornecedores; elaborar e manter atualizada lista de preços levantados entre os fornecedores; efetuar, permanentemente, pesquisas de mercado dos preços das mercadorias; controlar a qualidade e a durabilidade dos produtos adquiridos; fornecer ao Departamento de Licitações a relação das mercadorias a serem compradas por processo licitatório, juntando nominata de empresas do ramo, quando a modalidade é convite; responsabilizar-se pelo recebimento das mercadorias, apondo assinatura no corpo das notas fiscais; intermediar a operação quando a aquisição é o fornecimento de serviços, como consertos; acompanhar a garantia dos produtos das compras, registrar a durabilidade e a eficiência das mercadorias; comunicar à Administração problemas surgidos em relação ao produto adquirido; relacionar produtos inservíveis e comunicar à Divisão de Patrimônio.
Departamento de Recursos Humanos, com as atribuições básicas de promover medidas relativas ao processo de recrutamento, seleção, colocação, treinamento, aperfeiçoamento, avaliação e desenvolvimento de recursos humanos; promover a profissionalização e valorização do servidor municipal; aprimorar as normas existentes e executar programas, visando ao fortalecimento do plano classificado de cargos e salários; estimular o espírito de associativismo dos servidores, para fins sociais e culturais; efetuar o exame legal dos atos relativos a pessoal e promover o seu registro e publicação; promover a concessão de vantagens previstas na legislação de pessoal; administrar o Sistema Classificado de Cargos; manter mecanismos permanentes de controle e avaliação das despesas com pessoal efetuadas pelo Município; administrar, controlar e elaborar relatórios do Controle Interno; elaborar e emitir a Declaração de Relação Anual de Informações Sociais-RAIS, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF, documentos previdenciários – Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA e o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – PCMSO, Sistema Informatizado de Auditoria de Pessoal – SIAPES, Demonstrativos Previdenciários relativos ao Regime Próprio de Previdência – RPPS e outros exigidos por Lei; entregar e enviar em prazo hábil legal os relatórios que a legislação determina; instruir processo de pensão e inativação; emitir certidões de tempo de serviço.
Departamento de Licitações, com as atribuições básica de aplicar a legislação específica, determinar a modalidade de licitação, dispensa ou inexigibilidade; elaborar a licitação na modalidade adequada; providenciar a publicidade da licitação; examinar minuciosamente todas as fases do processo licitatório; quando for o caso, elaborar minuta de contrato a ser firmado entre o Município e licitante vencedor; cuidar do cumprimento dos prazos legais; assessorar a Comissão Julgadora na Avaliação; prestar esclarecimentos aos interessados; controlar a publicação dos recursos, dos resultados e demais procedimentos legais até homologação e adjudicação.
Divisão de Patrimônio, com as atribuições básicas de promover o tombamento dos bens da Prefeitura; organizar e manter atualizado o cadastro físico-financeiro dos bens patrimoniais em observância às normas federais no tocante à depreciação, amortização e exaustão, bem como da avaliação, reavaliação e mensuração do imobilizado; promover a caracterização e identificação dos bens patrimoniais da Prefeitura; registrar, nas fichas cadastrais, as transferências de bens, móveis, mediante informação prestada pelos órgãos municipais que os promovem; registrar, em fichas próprias, as obras, reparos e reformas de bens patrimoniais, bem como dar baixa dos bens que estejam imprestáveis ou obsoletos; manter, com a Secretaria de Finanças, o controle dos bens e valores cadastrados e a contabilidade patrimonial, para que haja uma perfeita correlação entre o cadastro e a contabilidade; promover as medidas administrativas necessárias à aquisição e à alienação de bens patrimoniais imobiliários; fiscalizar a observância das obrigações contratuais assumidas por terceiros, em relação ao patrimônio da Prefeitura; receber, registrar e devolver, no prazo mínimo, as faturas referentes à aquisição de material permanente; manter organizado o sistema de fichas de referência e de índices necessários à pronta consulta de qualquer documento em tramitação pelos órgãos e sub-órgãos da Prefeitura; efetuar o controle de emissão e recepção de correspondência; prestar informações referentes a leis, decretos, regulamentos, portarias ou outros atos oficiais das esferas federal, estadual e municipal; receber e registrar os requerimentos, ofícios ou documentos, dirigir ao Prefeito e órgãos do Poder Executivo Municipal; manter atualizado o arquivamento de documentos e papéis que lhe forem confiados pelos diversos órgãos da administração municipal.
Divisão de Serviços de Vigilância, com as atribuições básicas de identificar os locais e os bens públicos municipais, em que deve haver vigilância; indicar a necessidade de número de vigilantes; estabelecer horários de vigilância; exercer vigilância nos locais previamente determinados; realizar ronda de inspeção nos locais vigiados e controlar horário dos responsáveis; adotar as providências, objetivando evitar arrombamentos, roubos, sinistros, danificações e outras anormalidades; controlar a entrada e saída de pessoas e veículos, se for o caso; registrar toda e qualquer irregularidade verificada.
Divisão de Controle, Limpeza e Manutenção do Centro Administrativo, com as atribuições básicas de coordenar os serviços de limpeza e higiene do prédio do Centro Administrativo; programar as tarefas relativas ao cargo e controlar a efetividade do pessoal lotado no setor; indicar tarefas a executar no setor de limpeza, higiene e manutenção; zelar pela manutenção física do prédio da Prefeitura; apontar problemas e elaborar relatórios relacionados à Divisão; controlar todo o material de higiene, limpeza e de manutenção do prédio; solicitar ao responsável pelo almoxarifado todos os materiais de que precise; apontar necessidades de manutenção e reparos a serem efetivados no prédio.
